您的位置  首页 >> 新闻通告 >> 通告文件 >> 正文
文章标题:外国语学院档案管理制度
[来源:外国语学院 | 作者:原创 | 日期:2017年4月21日 | 浏览2052 次] 字体:[ ]

 

外国语学院档案管理制度

 

第一条 为规范学院档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,

理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。  

第二条 档案管理机构及其职责

1.学院档案工作实行二级管理,一级管理是指学院办公室统筹管理;二级管理是指各三级单位、党政管理人员的档案资料管理工作。

2.学院档案管理员负责学院重要档案资料的统一收集管理三级单位、党政管理人员负责本部门档案资料的使用、收集管理。

3档案管理人员要严格执行学院档案管理规定,认真细致地做好档案保管利用工作,充分发挥档案资料的作用。

第三条 归档制度

1凡是反映学院发展、人事、教学、科研、学生管理、实验设备等具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2凡属归档范围的重要文件资料,如:学院规划、年度总结、各制度条例由学院集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,学院保存复印件。

4学院收到的文件、函件承办后均要及时归档;以学院名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5学院对外签订的合同,应保留份原件,学院保存一份合同执行(或签订)部门保存一份。特殊情况只有一份原件时,由学院保存原件。

第四条 档案保管制度

1.各三级单位和党政管理人员需设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2归档资料要进行登记,编制归档目录。熟悉所管理的档案资料,以便于查找。

3档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明。库存档案必须图物相符,帐物相符。

4.经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经学院集体研究审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

5.严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。

6.管理人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

档案属于学院机密,不得外借、外传。阅档必须经过学院领导同意后,在指定的地方进行,不得携带外出。

第六条档案归档及要求

1.对于需要移交学校档案管理部门的资料,各三级单位、党政管理人员按学校要求进行整理后,规定及时向学校档案馆移交。

2.移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

 3.归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立放在一起。

第七条 本制度从二O一月一日起执行

 

                                外国语学院

                             2017年4月21日


责任编辑:sdg

相关文章

  • ·没有相关文章

相关专题

  • ·专题1信息无
  • ·专题2信息无