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文章标题:外国语学院关于印发《外国语学院公文处理规定》的通知
[来源:外国语学院 | 作者:原创 | 日期:2017年4月21日 | 浏览2270 次] 字体:[ ]

中地大(汉)外院发[2017]1号

 

 

外国语学院关于印发《外国语学院公文处理规

 

定》的通知

 

外国语学院各三级单位:

为进一步规范学院办公行为,推进学院公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据上级有关文件,结合学院实际,制定本规定。《外国语学院公文处理规定》已经学院院务会审议通过,现将规范印发你们,请认真贯彻执行。

 

                                     外国语学院

2017年4月21日    


外国语学院公文处理规定

 

第一章 总则

第一条  为推进学院公文处理工作科学化、制度化、规范化,结合工作实际,制定本规定。

第二条  公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列工作。

第三条  公文处理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条  学院办公室负责统筹学院公文处理工作。

第五条  学院各三级单位应高度重视公文处理工作,应由专人负责本单位公文处理,公文处理人员应认真负责,不断提高公文处理水平。

 

第二章 行文

第六条  学院公文主要有决定、意见、通知、报告、请示、批复、函、纪要等。

第七条  行为应确有必要,讲求实效,应符合下列条件之一:

(一)上级机关、部门或校外单位有政策规定或要求确需行文的;

(二)学院党委会、党政联席会、院务会或院领导召集的专特会议研究需要行文的。

第八条  凡属以下情况,不制发公文:上级机关、部门已作出明确规定或已作出安排部署、明确任务的;现行公文仍然适用的;对工作表态、没有实质内容的;某项工作已经明确,执行过程中出现新情况新问题但无新措施新办法的;使用电话、传真、邮件、网络等手段可办理的。

第九条  行文关系根据隶属关系和职责范围确定,党务和行政工作应分别行文。

第十条  根据发文部门与收文部门之间的行文关系,学院公文分为上行文、平行文和下行文。行文应遵照以下规定:

(一)上行文。向上级机关、部门的行文,一般用请示、报告、意见等文种。

(二)平行文。学院与同级或不相隶属的单位以函件形式商洽工作、询问和答复问题、请求批准和审批事项。

(三)下行文。对下级单位的行文,一般用通知、意见、决定、批复等文种。

1.学院党委、行政可向学院各三级单位行文。

2.学院各三级单位传达重要会议或文件精神、安排全院事务性工作等需要行文的事项,报经分管院领导签批后,可以学院名义行文。

 

第三章 公文发布

第十一条  起草公文应遵照以下原则:遵守党和国家的法律法规,完整准确体现发文意图。并同现行有关公文相衔接;一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行;深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见;观点鲜明、主题突出、内容简介、表述准确、文风清新。

第十二条  公文一般由各三级单位掌握政策、熟悉业务、了解全局的工作人员起草。重要政策性公文由分管院领导主持起草。

第十三条  严格控制公文篇幅,倡导“短时新”文风。公文正文一般不超过3000字。报送上级机关、部门的请示或报告,与校外单位商洽工作、询问和答复问题的函,正文一般不超过1000字。

第十四条  起草公文时,内容涉及其他三级单位职能的,主办单位应主动与有关单位协商,取得一致意见并办理会签。经协商不能取得一致意见的,主办单位应列明各相关单位意见及理据,提出建设性意见,报院领导审定。

第十五条  起草重要规范性公文,主办单位应先做好有关调研,报学院党委会或党政联席会讨论或院务会通过。涉密公文应由主办单位提出密级和保密期限的初步意见后,报学院党委会或党政联席会讨论通过。

    第十六条  凡以学院名义发文的,主办单位草拟好的文稿,需分管院领导审核签字,重要事项和重要规范性公文需学院召开党委会、院务会或党政联席会讨论决定,并发起会签。通过审核的文件连同附件及发文单报送学院办公室备案。  

第十七条  除涉密文件外,公文的办理、报批处理程序为:主办单位草拟文稿分管院领导审核签字重要事项和重要规范性公文学院召开院务会、党委会或党政联席会讨论、审定、会签学院办公室审核、编号公文起草人印发。

 

第四章  收文办理

第十八条  学院办公室负责学院收文办理。

第十九条  收文办理包括签收、核查、登记、阅批、传阅、批示、承办、督办、归档、销毁等程序。

(一)签收。收到公文应逐件清点,核对无误后签字或盖章,并注明时间。

(二)登记。详细记录公文的主要信息和办理情况。各三级单位和学院办公室收到上级主管单位的重要公文时需及时报送学院分管领导办理。

(三)批办。各三级单位和学院办公室可对公文事项提出拟办意见,呈报分管院领导审批,重要事项的办理意见需召开学院党委会、院务会或党政联席会讨论决定,并发起会签。

(四)承办。承办公文的三级单位和学院办公室按照学院意见对公文事项及时办理。来文有明确时限要求的,应在规定时限内办理完毕。

(五)办结。承办单位应将公文办理结果及时答复来文单位,并及时向分管院领导汇报,重要事项要向学院党委会、院务会或党政联席会报告。

 

第五章 公文管理

十条  公文传达范围应按照主办单位要求执行,不宜公开的公文,不得违规转发、传输、发布。涉密公文应按照保密规定传递、传输。

十一条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应严格执行保密管理规定。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编的涉密公文视同原件管理。

十二条  公文须按照学校档案管理规定和要求,及时立卷、归档,电子公文应及时备份。工作人员离岗离职时,所在单位应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

十三条  销毁公文,需经主办单位主要负责人批准。涉密公文应按照有关规定进行清退或销毁。销毁涉密公文须严格履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自留存、销魂涉密公文。  

 

第六章 附则

十四条  本规范的解释权属中国地质大学(武汉)外国语学院。

十五条  本规范自发布之日起施行,过去的有关规定与本规则不一致的,按本规则执行。

 

附件:1.外国语学院公文版头与印制标准

附件:2.外国语学院发文单

附件:3.外国语学院收文办理

附件:4.外国语学院公文汇总

附件:5.外国语学院收文汇总


附件1:外国语学院公文版头及印制标准

 

    一、公文版头

    公文版头特指公文首页格式化的发文单位标志,公文版头由学院办公室统一拟制。

    (一)中共中国地质大学(武汉)委员会文件、中国地质大学(武汉)文件

1.编“外院党字”、“外院字”。适用于学院党委、行政向上级机关请示、汇报工作,提出意见或建议,答复上级机关询问等。

2.编“外院党发”、“外院发”。适用于贯彻党的路线、方针、政策,落实上级机关的重要工作部署,颁布学院重要规章制度,公布学院发展规划、年度工作要点和总结,公布机构设置或调整、干部任免、职务聘任、岗位聘用、表彰奖励、学籍异动等重大事项,通知重要事项,批复重要请示事项等。

(二)中共中国地质大学(武汉)外国语学院委员会函件、中国地质大学(武汉)外国语学院函件

“外院党函”、“外院函”。适用于学院与不相隶属的党组织和单位之间商洽一般工作、联系具体事宜、询问和答复具体问题、请求批准和答复审批事项等。

(三)中国地质大学(武汉)外国语学院纪要

“外院会纪”。适用于传达、记载学院重要会议情况和议定事项等。学院党委全委会、常委会及党政联席会的情况,一般以会议简报形式即在发布。

二、公文印制标准

(一)页面、页边距与版心尺寸

文件使用A4纸(209mm×296mm),公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为32mm±1mm,版心尺寸为159 mm×232 mm。

(二)字体和字号

各要素字号见下述。

(三)行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

(四)文字的颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

(五)印制装订要求

1.制版要求。版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1 mm。

2.印刷要求。双面印刷,页码套正,两面误差不超过2 mm。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

3.装订要求。公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90°;无毛茬或缺损。

三、公文格式各要素编排规则

版心内的公文格式各要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

(一)版头

1.份号。如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限。如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,一般使用“中共中国地质大学(武汉)外国语学院委员会文件”或“中国地质大学(武汉)外国语学院文件”或联合发布。标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

5.发文字号。一般由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空一行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“[]”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字,一般用小四仿宋字体。

6.版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

(二)主体

1.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应准确、简要地概括公文的主要内容。一般用二号宋体字,编排于红色分隔线下空一行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送单位、人员。公文的主要受理单位、人员,应使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称,并按照规范排序。上行文只有一个主送机关。“决定”无主送单位。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个名称后标全角冒号。

3.正文。公文的主题,用来表述公文内容。公文首页必须显示正文。一般用小三号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章。发文机关署名为发文单位全称或者规范化简称;成文日期为会议通过或者发文单位负责人签发的日期;公文中有发文单位署名的,应加盖发文单位印章,并与署名单位相符。

1)加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

2)成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

3)特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

6.附注。公文印发传达范围、联系人及电话、分送情况等需要说明的事项。如有附注,居左,空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料,是公文的重要组成部分。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用小三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(三)版记

1)版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2)抄送。出主送单位外需要执行或者直销公文内容的其他单位。使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称,并按照规范排序。一般用四号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、居左空二字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

3)主送机关。如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

4)印发单位和印发日期。学院公文的印发单位为学院办公室,印发日期为公文的送印日期。印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位居左空二字编排,印发日期居右空二字编排,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

5)版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

(四)页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线。

(五)公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

(六)公文中标点符号和数字的用法

标点符号的用法应当符合国家标准《标点符号用法》(GB/T 15834),数字用法应当符合《出版物上数字用法》(GB/T 15835)。

(七)公文的特定格式

1.信函格式

信函的版头和主体格式同上,版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

2.纪要格式

纪要标志为“中国地质大学(武汉)外国语学院XXX会议纪要”。纪要格式可以根据实际制定。

标注出席人员名单,一般用小三号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用小三号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。


附件2:外国语学院发文单

文件标题

外国语学院关于进一步加强学生安全教育管理的通知

文件编号

中地大(汉)外院字[2017]5号

拟稿部门

学工组

拟稿人

宁蒙

拟办意见:

 

    为进一步加强学生安全教育管理,明确学生在校期间学习、生活等各项活动的纪律要求,制定此通知。通知后附学院学生安全管理各项制度、办法和学生安全承诺书。请分管院领导批示。

宁蒙

2017.3.20

分管院领导意见:

 

同意,请书记审签。/同意,请学院党政联席会讨论。

                                 (签名)

                                 2017.3.25

学院意见:

 

同意。

                               (签名/会签)

                                     2017.3.30

※重要事项需学院召开院党委会、院务会或党政联席会讨论决定。


 

附件3:外国语学院发文汇总

序号

发文字号

标题

拟稿部门

审批领导

日期

备注

1

外院字[2017]5

外国语学院关于进一步加强学生安全教育管理的通知

学工组

 

2017.3.23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件4:外国语学院收文单

来文部门(单位):

学生工作处

收文日期:

2015.3.28

文件字号:

学工处字[2015]19号

紧急程度:

不紧急

份数:

1

收文人:

宁蒙

文件标题:

学生工作处(部)、保卫处关于印发《强化本科生安全教育管理“十项”制度措施(试行)》的通知

拟办意见:

    向本科生各班级下发文件,组织学生干部集体学习,通过班会组织全体学生学习。

宁蒙

2015.3.28

   

分管领导意见:

另梳理学院学生安全管理制度,查缺补漏,明确各项规定要求。

                                 (签名)

                                     2015.3.30

学院意见:

同意。

                               (签名/会签)

                                     2015.3.31

※重要事项需学院召开院党委会、院务会或党政联席会讨论决定。

 

附件5:外国语学院收文汇总

序号

来自部门

收文字号

文件标题

份数

收文日期

收文人

1

学工处

学工处字[2015]19

学生工作处(部)、保卫处关于印发《强化本科生安全教育管理“十项”制度措施(试行)》的通知

1

2015.3.28

宁蒙

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    

  抄送:外国语学院各单位

  中国地质大学(武汉)外国语学院办公室  2017年3月23日印发


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